板材信息化中心作為電子檔案系統建設的技術實施單位，如何將現有ERP系統、OA系統、本鋼客服平臺、電子質量證明書系統、招標系統等眾多系統所形成的數以千計的文件、數據統一收集歸檔，完成電子檔案數字化建設，實現電子檔案從無到有的跨越？近日，記者走訪了相關部門與人員，一探究竟。
應運而生：“從無到有”向數字化邁進
電子檔案有別于過去的紙質檔案，具有信息數字化、機讀性和信息存儲高密度性等特點，是隨著信息技術的快速發展和企業智能化數字化建設的需要而產生的現代化工作手段，同時，檔案信息化建設程度也是評判企業智能化數字化建設程度的標尺之一。為加強電子檔案管理工作，規范電子文件歸檔和電子檔案項目建設，使檔案工作更好地服務國家建設項目的建設、運行和管理，2016年，國家檔案局、國家發展改革委員會發出通知，決定分批組織開展企業電子文檔歸檔和電子檔案管理試點工作，本鋼集團被列為首批試點單位。
事實上，本鋼集團早在2011年就已經開始了檔案信息化建設工作，前期本鋼檔案館、板材信息化中心（原信息化部）已完成了ERP和OA系統電子文件數據歸檔，搭建了檔案信息系統基礎框架，形成檔案管理現代化、檔案信息數字化的基礎，建立了初級階段的本鋼檔案管理系統，初步實現既方便快捷節省時間，又節約存儲空間，還能改善辦公環境，同時降低企業文檔管理成本的數字檔案系統建設目標。
整合優化：開展新一輪改造升級
自2016年被列入國家電子檔案管理試點單位以來，板材信息化中心在檔案信息化一期、二期工程建設基礎上，以本鋼集團第二輪信息化建設為契機，組織經驗豐富的技術人員成立檔案系統項目組，開展新一輪電子檔案系統升級改造，在原有數字檔案資源基礎上，以安全管理為保障，進一步整合優化完善系統，實現本鋼生產、經營、管理各業務系統形成電子文件的收集、歸檔、長期保管等功能需求，達到全過程檔案電子化管理，通過集中管理、信息共享，助力企業高質量發展。
在項目實施過程中，技術人員通過研究制訂OA、ERP系統采集數據方式及存儲格式，確定各系統數據歸檔流程，并在ERP系統歸檔過程中，與銷售、質量、生產、財務、設備、工程、采購、人資各領域人員通力配合，分析業務邏輯、報表邏輯，形成檔案系統需要內容，最終完成8個業務子系統有長期保存價值的業務單據、管理報表、目錄數據300多種。通過對現有ERP系統、OA系統、本鋼客服平臺、電子質量證明書系統、招標系統等形成的文件、數據進行統一收集和歸檔，形成統一的利用平臺，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，實現積累、鑒定、歸檔，以及保管全流程管理。截至目前，系統已歸檔OA電子文件35.2萬余件，ERP信息3788.7萬余條，歸檔數據近5000萬件，在線點擊利用累計3萬人次，計15萬件次。較比前期的基礎數字檔案系統，優化后的系統更加符合本鋼實際，能更高效合理整合利用各工序信息資源，實現了項目建設預定目標。
工匠精神：把系統當作“藝術品”精心雕琢
自2019年5月開始，電子檔案系統項目組15名技術人員按照“分步實施，有序推進”的設計目標，與國貿公司、招標公司、制造部等單位（部門）進行調研對接，共組織了十余次技術交流確認方案，反復圍繞真實性、完整性、可用性、安全性進行研討論證、方案修改……系統繁瑣、單調、重復，嚴重消耗著項目組成員的腦力體力，但他們以不服輸的工匠精神，把系統當作藝術品不斷雕琢，精益求精。
歷時9個月，2020年初，系統正式進入驗收準備階段，由于疫情突然暴發，后期工作不能到現場組織開展，項目組就采取周報制、視頻會議的形式，實時掌握項目具體情況，通過電話、微信等辦公手段，協調各子系統與檔案系統接口數據對接，按規則及時、有效、安全地完成上傳、保存等工作，確保數據真實、完整、可用。為提高系統運行準確率，通過系統限制，對每項需要注入信息的輸入范圍和數據類型，規范文書員、模塊業務員、檔案員操作步驟，減少工作出錯概率，保證歸檔數據的安全、準確。
經過多次調試，系統準確完美地實現了檔案采集、整編組卷、存檔和借閱管理等日常工作各個過程資料數據的統一集中管理。經過驗收論證，系統有效推動檔案業務信息化標準化規范化建設，確保電子檔案即時歸檔，提高工作時效性，同時可隨時查找和檢索文件，提高電子檔案信息傳輸利用效率，還能實現檔案信息無紙化辦公及管理，降低了企業文檔管理成本，提高了電子檔案信息傳輸利用效率，也有力推動了檔案系統業務信息化標準化規范化建設。
